Elke oproep wordt aangenomen — ook midden in de service. Het team pakt alleen nog de uitzonderingen.
Hoe het eerst ging
Tijdens de service gaat de telefoon — en niemand kan opnemen. Reserveringen, vragen over de kaart, groepsaanvragen: wat op piekmomenten binnenkomt, wordt gemist, en een gemiste oproep boekt bij de buren. Terugbellen na de dienst gebeurt zelden.
De digitale collega's
Telefonist — neemt elk gesprek aan en beantwoordt vragen over kaart, openingstijden en groepen uit de eigen informatie van de zaak. Verzint niets; wat hij niet weet, geeft hij door.
Agendabewaker — checkt live de beschikbaarheid, zet de reservering direct in het reserveringssysteem en bevestigt per sms of e-mail.
Bevestiger — belt gasten daags voor de reservering kort na. Wie niet komt, zegt nu af — en die tafel gaat opnieuw in de verkoop.
Doorschakelaar — herkent grote groepen, klachten en bijzondere verzoeken, en verbindt die direct door naar de eigenaar of bedrijfsleider.
Wat de mensen nog doen
Het team staat in de zaak, niet aan de telefoon. Uitzonderingen komen direct bij de bedrijfsleider terecht, en elk gesprek is de volgende ochtend terug te lezen in één overzicht. De zaak bepaalt zelf wat de telefonist mag toezeggen — en wat altijd via een mens loopt.
Cijfers
24/7 bereikbaar, ook op maandag als de zaak dicht is
[INVULLEN] minder no-shows door automatische bevestigingsbelletjes
Elk gesprek vastgelegd en terug te lezen — geen boodschap gaat verloren
Binnen één week inzicht in één proces en de eerste quick wins.